個人情報の取扱いについて・個人情報保護要綱

個人情報の取扱いについて

当財団は個人情報の重要性を認識し、お客様をはじめ当財団に関係する皆様の個人情報を確実に保護するための取組を行います。
また、当財団が所有する個人情報に関して適用される法令や条例等を遵守し、適切な運用が実施されるよう管理を行い、個人情報保護の取組を継続的に見直し、改善してまいります。

個人情報保護要綱

（目的）

第１条

この要綱は、川口市個人情報保護条例（平成１２年川口市条例第５０条。以下「個人情報保護条例」という。）の趣旨に基づき、公益財団法人川口総合文化センター（以下「財団」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、個人の権利利益を保護することを目的とする。

（定義）

第２条

この要綱において、「文書」とは、財団の役員及び職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他、人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。）であって、役職員が組織的に用いるものとして、財団が保有しているもの。ただし、一般に容易に入手できるもの又は一般に利用することができる施設において閲覧若しくは視聴に供されているものを除くものとする。

２

この要綱において、「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人が識別され、又は識別されうるものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

1. 法人その他の団体（国及び地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人を除く。以下「法人等」という。）に関して記録された情報に含まれる当該法人等の役員に関する情報。
2. 事業を営む個人に関する情報で明らかに当該事業に専属すると認められるもの。

（財団の責務）

第３条

財団は、その事務事業の実施に当たっては、個人の権利利益を侵害することのないよう個人情報の適正な取扱いに努めるとともに、個人情報の保護のための市の施策に協力するものとする。

（収集の制限）

第４条

財団は、個人情報の収集をするときは、個人情報を取り扱う業務（以下「個人情報取扱業務」という。）の目的を明確にし、当該目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により収集するものとする。

２

財団は、個人情報を収集するときは、あらかじめ本人に対しその利用目的を明示したうえ、本人から収集するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

1. 本人の同意があるとき。
2. 法令又は条例（以下「法令等」という。）に定めがあるとき。
3. 出版、報道等により公にされているとき。
4. 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
5. 争訟、選考、指導、相談等の事務を執行するために個人情報を収集する場合において、本人から収集したのではその目的を達成することができないと認められるとき又は当該事務の適正な執行に支障を来すと認められるとき。
6. 所在不明等の理由により、本人から収集することが困難なとき。
7. 前各号に掲げるもののほか、本人以外から収集することに相当の理由があると認めたとき。

３

財団は、前項第４号から第７号までの規定により、本人以外の者から個人情報を収集したときは、本人に対し、速やかにその利用目的を通知し、又は公表するものとする。

４

財団は、思想、信条及び宗教に係る個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれがあると認めた個人情報を収集しないものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

1. 法令等の定めがあるとき。
2. 事務の目的達成に必要不可欠であると認めたとき。

（適正管理）

第5条

財団は、個人情報取扱業務の目的を達成するために必要な範囲内で、個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努めるものとする。

２

財団は、個人情報の漏えい、滅失、改ざん又はき損の防止その他個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じるものとする。

３

財団は、保有する必要のなくなった個人情報を確実かつ速やかに廃棄し、又は消去するものとする。

４

財団は、前３項の規定による事務を処理させるため、個人情報保護管理責任者を定めるものとする。

５

財団は、その職員に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

（利用及び提供の制限）

第６条

財団は、個人情報取扱業務の目的の範囲を越えて、個人情報を財団内で利用し、又は財団以外の者へ提供しないものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

1. 法令等に定めがあるとき。
2. 本人の同意を得ているとき又は本人へ提供するとき。
3. 公表することを目的として作成し、又は取得したとき。
4. 個人の生命、身体、健康又は財産に対する急迫の危険を避けるためやむを得ないと認めたとき。
5. 財団内で利用する場合において、当該個人情報を財団内で利用することに相当の理由があり、かつ、本人の権利利益を侵害するおそれがないと認めたとき。
6. 前各号に掲げるもののほか、公益上の必要その他相当の理由があると認めたとき。

２

財団は、前項ただし書きの規定により、個人情報を利用し、又は提供するときは、個人の権利利益を侵害することのないようにするものとする。

３

財団は、第１項ただし書きの規定により、財団以外のものへ個人情報を提供するときは、当該個人情報の使用目的若しくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、又は当該個人情報の適正な取扱いのために必要な措置を講じることを求めるものとする。

４

財団は、個人情報の利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。ただし、次に掲げる場合については、適用しない。

1. 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
2. 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該財団の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
3. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
4. 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合。

５

財団は、事務事業の執行上必要があり、かつ、提供を受けるものが十分な個人情報の保護措置を講じていると認められる場合には、通信回線を用いた電子計算機又は電子計算機の端末機の結合により、個人情報を財団以外のものに提供することができる。

（事務処理の委託に伴う措置）

第７条

財団は、個人情報の取扱いを伴う事務の全部又は一部の処理を委託するときは、個人情報の保護のために必要な措置を講じるものとする。

（個人情報取扱業務目録）

第８条

財団は、個人情報取扱業務（財団の職員又は職員であった者に係るものを除く。）について、個人情報取扱業務目録を作成するものとする。

２

個人情報取扱業務目録について閲覧の申出があったときは、これに応じるものとする。

（自己情報の開示）

第９条

財団は、その保有する個人情報について開示の申出があったときは、申し出た者が申出に係る個人情報の本人であることを確認したうえで、これに応じるものとする。ただし、開示しようとする個人情報が次のいずれかに該当するときは、当該個人情報の全部又は一部の開示をしないことができる。

1. 法令等の規定により、明らかに本人に開示することができないとされている情報。
2. 個人の評価、診断、判定、選考、指導、相談等に関する情報であって、本人に開示することにより、当該又は同種の評価、診断、判定、選考、指導、相談等に支障が生じるおそれがあるもの。
3. 開示することにより、本人又は第三者の正当な権利利益を侵害するおそれがあるもの。
4. 開示することにより、財団の事務の公正又は適正な運営に著しい支障が生じるおそれがあるもの。

（個人情報の部分開示）

第10条

財団は、開示申出に係る個人情報の一部に不開示情報が記録されている場合において、不開示情報を容易に区分して除くことができるときは、開示申出者に対して、当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

（個人情報の存否に関する情報）

第11条

開示申出に対し、当該開示申出に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、財団は、当該個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示申出を拒否することができる。

（開示の申出の方法）

第12条

前条の規定により開示の申出をしようとする者は、財団に対し、個人情報開示申出書を提出しなければならない。

２

開示の申出をしようとする者は、自己が当該開示の申出に係る個人情報の本人であることを確認するために必要な書類を財団に提出し、又は提示しなければならない。

３

財団は、開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示申出をしたもの（以下「開示申出者」という。）に対し、相当の期間を定めてその補正を求めることができる。この場合において、財団は、開示申出者に対し補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。 なお、開示申出者が補正を行わない場合には、当該開示申出を拒否することができる。

（開示の申出に対する決定等）

第13条

財団は、開示の申出に係る個人情報の全部又は一部を開示するときは、全部又は一部を開示する旨の決定をし、開示申出者に対し、速やかに、その旨及び開示の実施に関し必要事項を別に定める書面により回答するものとする。

２

財団は、開示の申出に係る個人情報の全部を開示しないとき（第１１条及び前条第３項の規定により開示申出を拒否するとき並びに開示申出に係る個人情報を保有していないときを含む。）は、開示しない旨の決定をし、開示申出者に対し、速やかに、その旨を別に定める書面により回答するものとする。
また、個人情報の全部を開示しない旨の決定をしたときの不開示部分が期間の経過により開示できるものとなる期日が明らかなときは、その期日を回答書に付記しなければならない。

３

財団は、開示申出があった日から起算して１５日（川口市の休日を定める条例（平成元年条例第５５条）第１条第１項に規定する市の休日（以下「市の休日」という。）を除く。）以内に第１項及び第２項の決定を行う（以下「開示決定等」という。）ものとする。

４

前項の規定にかかわらず、財団は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、期間を３０日（市の休日を除く。）以内に限り延長することができる。

（第三者に対する意見書提出機会の付与等）

第14条

開示申出に係る個人情報に財団及び開示申出者以外の者（以下「第三者」という。）に関する情報が記録されているときは、財団は、開示決定等をするに当たって、当該第三者に対して、意見書を提出する機会を与えることができる。

（開示の実施及び方法）

第15条

財団は、開示する旨の回答をしたときは、速やかに開示申出をした者に対して当該個人情報の開示をするものとする。

２

個人情報の開示は、閲覧、写しの交付又は視聴とし、開示の申出をした者の求める方法によるものとする。

３

財団は、開示の申出をした者の求める方法により個人情報の開示をすることが困難であるときは、他の開示の方法により開示することができる。

４

個人情報の閲覧、写しの交付又は視聴は、財団の定めるところに従い、行うものとする。

（自己情報の訂正）

第16条

財団は、開示を受けた個人情報について訂正の申出があった場合において、当該個人情報に事実の誤りがあると認めたときは、申し出た者が申出に係る個人情報の本人であることを確認したうえで、これに応じるものとする。

（訂正の申出の方法）

第17条

前条の規定により訂正の申出をしようとする者は、財団に対し、個人情報訂正等申出書に訂正を求める内容が事実に合致することを証明する資料を添えて提出しなければならない。

２

第１２条第２項から３項までの規定は、訂正の申出の方法について準用する。

（訂正の申出に対する決定等）

第18条

財団は、訂正の申出に係る個人情報の全部又は一部の訂正をするときは、全部又は一部の訂正をする旨の決定をし、訂正した上、訂正の請求をした者（以下「訂正申出者」という。）に対し、速やかに、その旨を別に定める書面により回答するものとする。

２

財団は、訂正の申出に係る個人情報の訂正をしないとき（前条第２項において準用する第１２条第３項の規定により訂正の申出を拒否するとき及び訂正の申出に係る個人情報を保有していないときを含む。）は、訂正をしない旨の決定をし、訂正申出者に対し、速やかに、その旨を書面により回答しなければならない。

３

財団は、訂正申出があった日から起算して１５日（市の休日を除く。）以内に第１項及び第２項の決定を行う（以下「訂正決定等」という。）ものとする。

４

第１３条第４項の規定は、訂正決定について準用する。

（自己情報の利用停止等）

第19条

財団は、その保有する個人情報について、本人から第４条第２項の規定に違反して取得されたものであるという理由、又は第６条第１項の規定に違反して取り扱われているという理由によって、当該個人情報の利用の停止又は消去を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、申し出た者が申出に係る個人情報の本人であることを確認したうえで、これに応じるものとする。
ただし、当該個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

（自己情報の利用停止等の申出の方法）

第20条

前条の規定により利用停止等の申出をしようとする者は、財団に対し、個人情報訂正等申出書に利用停止等を求める内容が事実に合致することを証明する資料を添えて提出しなければならない。

２

第12条第２項から３項までの規定は、利用停止等の申出の方法について準用する。

（利用停止等の申出に対する決定等）

第21条

財団は、利用停止等の申出に係る個人情報の全部又は一部の利用停止等をするときは、全部又は一部の利用停止等をする旨の決定をし、利用停止等をした上、利用停止等の請求をした者（以下「利用停止等申出者」という。）に対し、速やかに、その旨を別に定める書面により回答するものとする。

２

財団は、利用停止等の申出に係る個人情報の利用停止等をしないとき（前条第２項において準用する第１２条第３項の規定により利用停止等の申出を拒否するとき及び利用停止等の申出に係る個人情報を保有していないときを含む。）は、利用停止等をしない旨の決定をし、利用停止等申出者に対し、速やかに、その旨を書面により回答しなければならない。

３

財団は、利用停止等の申出があった日から起算して１５日（市の休日を除く。）以内に第１項及び第２項の決定を行う（以下「利用停止等決定」という。）ものとする。

４

第１３条第４項の規定は、利用停止等決定について準用する。

（理由の説明）

第22条

財団は、第１２条、第１７条、第２０条の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を回答する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を回答する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。

（他の制度等との調整）

第23条

この要綱は、他の法令等の規定により、自己に関する個人情報の開示又は訂正、利用停止等の請求ができる場合については、適用しない。

（費用の負担）

第24条

この要綱による個人情報の開示、訂正等に係る手数料は、無料とする。

２

この要綱に基づき個人情報の写しの交付を受ける者は、当該写しの作成に要する費用を負担しなければならない。

（異議の申出）

第25条

この要綱による文書の開示、訂正、利用停止等に対する決定に異議ある者は、財団に対して書面により異議の申出（以下「異議申出」という。）をすることができる。

２

前項の異議申出は、開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して６０日以内にしなければならない。

３

財団は、第１項の異議申出があったときは、川口市長の意見を聴いて、当該異議申出についての回答を書面によりするものとする。

（川口市長への説明）

第26条

財団は、川口市長から意見を聴くために必要と認める文書の閲覧、財団の役職員に対する意見聴取等を求められた場合には、これらに応じるものとする。

（苦情の申出）

第27条

財団は、財団が行う個人情報の取扱いについて、苦情の申出があったときは、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

（職員の義務）

第28条

財団の職員は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

（委任）

第29条

この要綱に定めるもののほか、財団の保有する個人情報の保護に関し必要な事項は、理事長が別に定める。

附則

この要綱は、平成１７年４月１日から施行する。